Caut birou

Spatiu de birouri pentru 40 persoane Bucuresti

7 martie 2025

APEL DE EXPRIMARE A INTERESULUI ȘI EXERCIȚIU DE PRECALIFICARE

Subiect: Inchiriere spatii de birouri pe termen scurt in Bucuresti, Romania

În urma unei invitații oficiale din partea autorităților din România, institutia noastra își propune să trimită o misiune limitată de observare a alegerilor în România pentru viitoarele alegeri prezidențiale programate pentru 4 mai 2025 și 18 mai în cazul unui al doilea tur de scrutin. În legătură cu aceasta, institutia noastra solicită exprimarea interesului furnizorilor calificați pentru închirierea spațiilor de birouri, în conformitate cu cerințele indicate de mai jos.

Descrierea nevoilor:

Spațiu de birouri pentru până la 40 de persoane în perioada 20 martie - 27 mai 2025 (inclusiv) – 73 de zile.

IMPORTANT:
Dacă un candidat câștigă alegerile în primul tur, contractul de închiriere a biroului va înceta pe 13 mai.
Acordul trebuie să includă o prevedere pentru această dată de reziliere anterioară.

Camere suplimentare:
Pot fi necesare până la 2 camere suplimentare pentru o perioadă scurtă de timp (aproximativ 2 săptămâni) în perioadele electorale posibile; 28 aprilie – 8 mai și 12 mai – 22 mai. Datele exacte și nr. de camere urmează să fie confirmate.

Includeți în ofertă planul clădirii sau etajul oferit cu indicarea dimensiunii nete a fiecărei camere în m2 (fără baie și coridor).

Cerințe tehnice:

Procesul de precalificare:
a) Vânzătorii sunt rugați să-și exprime interesul completând informatiile de mai jos (Conformitate (Da/Nu/Informații suplimentare/Alternative), confirmând că locul propus îndeplinește cerințele tehnice indicate. Formularul completat și semnat (împreună cu documentația tehnică justificativă, dacă există) trebuie trimis la adresa de e-mail și până la termenul indicat. Vă rugăm să rețineți că în această etapă sunt necesare numai informații tehnice. Detaliile financiare pot fi incluse din proprie inițiativă a ofertantului, doar în scop informativ.
b) Echipa noastra va vizita locațiile propuse adecvate și va efectua exerciții de precalificare prin verificarea conformității cu cerințele noastre. Propunerile/locațiile evaluate adecvate din punct de vedere tehnic vor fi solicitate să depună Oferta. Furnizorilor li se poate cere să-și pregătească ofertele la cerințele ajustate identificate de echipa noastra. Vizitele la fața locului sunt planificate pentru 17-18 martie 2025.
c) Cererea de ofertă va fi emisă cu un termen scurt pentru livrarea ofertei (de obicei în aceeași zi).
d) Compararea ofertelor și atribuirea contractului se va efectua imediat după termenul limită.

Aspect:
• De preferat: Aproximativ 15 - 17 camere în total, în funcție de dimensiuni și aspect. În cazul în care camerele sunt mai mari, poate fi oferit un număr mai mic de camere.
• Spațiu de birouri dedicat și separat, cu posibilitatea de a plasa securitate fizică la intrare, de exemplu, dacă este oferit un etaj/aripă, nu sunt permiși alți oaspeți sau chiriași la etaj sau aripă.
• De preferat: Birourile sa fie complet mobilate cu:
o Birouri cu sertare (1 de persoană);
o Scaune de birou ergonomice cu cotiere (1 de persoană);
o Scaune pentru vizitatori/conferințe (1 per cameră);
o Dulapuri/rafturi (1 pe cameră);
o Dulapuri de dosare (1 pe cameră);
o Umerașe (1 pe cameră);
o Iluminare adecvată a tavanului sau lămpi de birou / podea care asigură suficientă lumină.
• Toate camerele trebuie să fie amplasate una lângă cealaltă, fără alți clienți/oaspeți.
• Fiecare cameră trebuie să aibă încuietori și/sau chei/card
• Sală de ședințe separată fizic pentru până la 18 persoane, dotată cu o masă și scaune rotunde/dreptunghiulare. De asemenea, trebuie să fie prezent internet de mare viteză. Sala de ședințe ar trebui să fie o parte integrantă a biroului, dacă este posibil sau poate fi oferit pe oră dacă este situat separat.
• Dispoziții adecvate pentru a permite persoanelor cu dizabilități să acceseze și să utilizeze clădirea în condiții de siguranță și independent.
• Asigurarea spațiilor de birouri comerciale.
• De preferat: Bucătărie sau chicinetă complet amenajată și utilată, cu apă curentă și electricitate sau, în cazul unui hotel, ceainic și filtru de cafea în fiecare cameră.
• Toaletă în fiecare cameră (în cazul hotelurilor) sau toalete separate pentru bărbați și femei cu aprovizionare zilnică cu săpun și hârtie igienică și prosoape de unică folosință.
• Aer condiționat/încălzire a întregii zone de birouri. Este preferabilă posibilitatea de a deschide ferestrele în scopuri de ventilație.
• Lift dacă spațiile sunt situate la etajul 3 al clădirii sau mai sus.
• Loc de parcare dedicat în imediata apropiere a biroului pentru cel puțin 4 (patru) vehicule.
• Posibilitatea de a crește și/sau de a reduce numărul de camere ale biroului ar trebui să fie inclusă în propunere.
• Cameră de depozitare separată securizată cu încuietoare la același etaj (de preferință parte a biroului) de minim 30 mp pentru depozitarea echipamentului misiunii sau o cameră de birou dedicată (CCTV instalat sau trebuie luată în considerare opțiunea de instalare).
Securitate:
• Furnizarea de planuri de evacuare în caz de incendiu și siguranță.
• Sisteme de alarmă de incendiu și fum.
• Asigurarea evacuării de urgență (ieșiri de incendiu și căi de evacuare).
• Furnizarea de sisteme de televiziune cu circuit închis (CCTV).
• Furnizarea de sisteme fizice de control al accesului (prezență fizică de securitate 24/7 în clădire și intrările principale).
• Furnizarea de sisteme automate de sprinklere de incendiu.
• Furnizarea de sisteme de control al accesului.
• Furnizarea de rute / ieșiri alternative.
• De preferat: Un generator de energie cu pornire automată ar trebui să fie instalat pentru o alimentare neîntreruptă în cazul în care rețeaua publică se deconectează.
Starea spațiului de birouri:
• Ușor folosit sau recondiționat/nou.
• Spațiile trebuie să fie pregătite pentru utilizarea standard a biroului din prima zi de închiriere.
• De preferat: Furnizarea de servicii de curățenie zilnică în spațiile oferite.
Locatie:
• In cadrul orasului Bucuresti
• De preferat: la o distanță rezonabilă de mers cu mașina și timp până în centrul orașului (aprox. 20 de minute maxim/5 km)
Instalatii si conexiune la Internet:
• Rețea locală în întregul spațiu de birouri sau, alternativ, rețea wireless de mare viteză pentru minim 50 de utilizatori (suport tehnic 24/7);
• Conexiune la internet de mare viteză; un cablu de fibră optică dedicat cu trafic de descărcare minim de 1 Gb/s și trafic nelimitat;
• TV: Este necesară o conexiune stabilă și un format de semnal care să permită recepția și înregistrarea tuturor canalelor TV naționale principale. Cel puțin 2 camere (în funcție de dimensiunea și locația lor) ar trebui să fie dotate cu acces la canalele TV. În plus, dacă conexiunea existentă nu este adecvată, accesul la acoperiș sau eventual balcon pentru instalarea unei antene trebuie să fie posibil pe cheltuiala furnizorului.
Suplimentar:
• Posibilitatea de a plasa un banner roll-up la intrarea în birou.
• Posibilitatea de a amplasa stații sanitare/dezinfectabile în jurul biroului și în fiecare cameră (pe cheltuiala chiriașului dacă nu este asigurată de chiriaș).
• Coșurile de gunoi cu pungi de plastic detașabile trebuie amplasate în zonele de utilizare obișnuită.
• Opritoare de ușă pentru fiecare cameră.
Declinarea responsabilității:
Institutia noastra își rezervă dreptul de a accepta sau respinge orice documentație de precalificare și de a anula sau suspenda procesul de precalificare și procesul de cerere de ofertă ulterioară și de a respinge toate solicitările în orice moment și fără motiv înainte de data atribuirii contractului, fără a angaja astfel nicio răspundere sau responsabilitate față de participanții afectați ai acestui proces.

Propunerile trebuie să fie valabile la cel puțin 10 zile calendaristice după termenul limită de înscriere.

Dacă vă exprimați interesul de a participa la acest proces de achiziție, vom programa o vizită la fața locului a reprezentanților nostri la sediul dumneavoastră în perioada 17-18 martie 2025.

Birourile/spațiile care vor trece evaluarea tehnică a spațiului de birouri propus după întâlnirea cu reprezentanții nostri vor avea șansa de a-și depune oferta finală după primirea unui document de cerere de ofertă.

Pentru participare vă rugăm să completați informatiile solicitate - anexa (formularul nostru standard), să o semnați și să trimiteți înapoi documentele solicitate, copiile scanate pe e-mail înainte de 14 martie 2025 ora 15:00 ora Bucureștiului.

Numele companiei:
Adresă:
Numele și semnătura reprezentantului autorizat:
E-mail și număr de contact:

Căutarea dvs. se potrivește cu 390 clădiri de birouri.