Aceasta nu este o problemă specifică administrării proprietăților imobiliare, ci o problemă cu gestionarea datelor în general.
Există trei practici pe care le puteți utiliza pentru a îmbunătăți calitatea datelor proprietății dvs. pe baza celor patru piloni ai gestionării informațiilor: oameni, procese, tehnologie și conținut.
1. Creați un proces pentru menținerea datelor proprietății
2. Implicați echipa
3. Evaluați în mod regulat calitatea datelor
Dar ce înseamnă asta în practică? Să aruncăm o privire mai atentă.
1. Creați un proces pentru menținerea datelor proprietății
Modul în care datele sunt înregistrate și stocate este adesea una dintre principalele cauze ale problemelor de date. Acest lucru este obișnuit în gestionarea activelor imobiliare, deoarece datele imobiliare sunt culese în mod tradițional din mai multe surse, atât interne, cât și externe.
Instalarea unei metode structurate de afaceri cu convenții și reglementări pentru a ghida procesul de întreținere a datelor este o soluție ușoară. În acest pas, asigurați-vă că răspundeți la următoarele întrebări cheie:
• Care sunt datele esențiale pentru practicile dvs.?
• Cum ar trebui să introduceți informațiile corect pentru fiecare câmp de date?
• Cât de des ar trebui actualizate datele despre proprietate?
• Cine este responsabil pentru menținerea fiecărui set de date?
• Cum vom revizui calitatea datelor și vom verifica erorile de date?
Să aruncăm o privire la un exemplu despre cum puteți ține evidența evidențelor de bază ale proprietății. Întrebați-vă: aveți un plan pentru verificarea suprafețelor tuturor proprietăților? Sau există o convenție privind modul în care ar trebui înregistrate adresele proprietății (pentru a evita variații precum Hämeentie 10 A, 00101 Helsinki, Finlanda sau Hämeentie 10 A, Helsinki 00101, Finlanda)? Deși liniile directoare pentru astfel de practici pot părea nesemnificative, ele definesc în mod colectiv forma datelor proprietății dvs.
2. Implicați echipa
Chiar și cea mai impecabilă procedură este inutilă, cu excepția cazului în care este pusă în practică.
Acesta este motivul pentru care este crucial să comunicați echipei dvs. standardele de întreținere a datelor și să le sprijiniți utilizarea acestora. Asigurați-vă că vă gândiți la toți cei implicați în gestionarea activelor dvs., inclusiv personalul extern.
Pentru a vă implica echipa, vă recomandăm să oferiți:
• Instruire cu privire la proces și standarde pentru introducerea datelor
• O recompensă pentru membrii echipei care au date de înaltă calitate
Antrenamentul sistematic este o modalitate excelentă de a face ca operația dvs. să fie mai consecventă. Poate fi dificil să coordonezi instruirea pentru toți cei implicați în întregul portofoliu în același timp. Luați în considerare o abordare pas cu pas, cum ar fi începerea cu managerii de facilități și trecerea la managerii de leasing, manageri de risc etc.
Faceți-vă timp pentru a vă asigura că toată lumea înțelege și este capabilă să pună în aplicare convențiile cu precizie.
Pentru ca procesul să fie durabil pe termen lung, cele mai bune practici ar trebui încurajate prin recunoaștere și recompense. Nu ezitați în privința complimentării și recompensării administratorilor de proprietăți pentru eforturile lor de gestionare a datelor!
3. Evaluați în mod regulat calitatea datelor proprietății
Chiar dacă aveți un proces pe care echipa dvs. îl urmează la zi, problemele legate de date pot apărea din cauza unei erori umane.
Unele erori sunt evidente, în timp ce altele se pierd în ceața informațiilor. Ca urmare, este necesară monitorizarea regulată a bazei de date pentru a asigura date consistente și de înaltă calitate.
Dacă aveți o metodă definită pentru a evalua calitatea datelor, va rezulta o îmbunătățire semnificativă a stării generale a datelor, indiferent dacă aveți stocare simplă a documentelor sau sisteme avansate de management al proprietății.
Acest lucru este valabil mai ales atunci când este vorba de mai multe surse de informații, ceea ce necesită referințe încrucișate între ele.
Evaluarea datelor poate fi efectuată pe un program prestabilit sau aleatoriu.
Datorită sferei de activitate și a necesității unei înțelegeri detaliate a structurii de date a proprietății dvs., a avea un specialist în date sau un membru al echipei însărcinat să urmărească și să corecteze datele în mod regulat este mult mai eficient decât efectuarea verificărilor semestriale sau anuale.
Gestionarea datelor este o investiție care dă roade pe termen scurt și lung pentru fiecare afacere. Datele imobiliare bine întreținute ajută la gestionarea activelor imobiliare, ținându-vă la curent și eliminând riscurile ascunse din portofoliu.
