Această schimbare de paradigmă este determinată în principal de nevoia tot mai accentuată a companiilor de predictibilitate în procesul de achiziții, dar și de a oferi angajaților un mediu de lucru care nu doar răspunde unor specificații funcționale, ci îi inspiră și le susține bunăstarea, productivitatea și nevoia de socializare și cooperare.

În ultimii ani, Workspace Studio și-a dezvoltat capabilitățile de a aborda proiectele în această manieră, care pune accent pe calitatea livrată și o aliniere între viziunea și nevoie specifice ale organizației, timp și buget. Abordarea centrată pe buget face ca proiectul de amenajare să îndeplinească obiectivele prestabilite în cel mai bun mod posibil, ținând cont de restricțiile de timp și, mai ales, de buget.

Workspace Studio este distribuitor direct a peste 150 de branduri internaționale și colaborează direct cu peste 200 de producători locali, ceea ce îi asigură prețuri de achiziție B2B minime la produse care acoperă întreaga suită de nevoi de amenajare: pardoseli, partiții, pereți din sticlă, soluții acustice, mobilier și decorațiuni. Portofoliul construit include atât branduri premium, precum Knoll sau Herman Miller, dar și soluții cu preț mai mic, dar cu garanție și calitate de “contract”, pentru regim intensiv de folosire.

De asemenea, investiția în valoare de 3.5 milioane de euro finalizată de Workspace Studio în logistică, într-un depozit propriu, asigură un lanț logistic controlabil end-to-end și o acuratețe mare a implementării din perspectivă timp și cost.

“Tranziția de la abordarea pur utilitară, unde costul minim era factorul decisiv, la strategia care vizează maximizarea valorii pe care fiecare euro investit o poate aduce angajaților și, implicit, organizației se remarcă mai ales după pandemie. Birourile nu mai pot rămâne niște spații fără identitate și lipsite de confort. Pentru a atrage talentul și a putea cultiva o cultură organizațională bazată pe inovație, colaborare și schimb de idei, este nevoie de spații atractive, care să servească nevoii de interacțiune, conectare sau concentrare, la un standard foarte ridicat de ergonomie fizică și socială. Astfel, pentru a crea un design cu adevărat cu impact, aliniat cu viziunea companiei, dar și restricțiile de buget, este nevoie de consultanță, project management și proiectare care să pună accent pe integrarea design-ului cu infrastructura clădirii, deci o folosire eficientă a bazei existente”, spune Horațiu Didea, Managing Partner la Workspace Studio.

Tendința este impulsionată de înțelegerea tot mai profundă a faptului că investițiile în designul office nu sunt doar cheltuieli, ci investiții strategice în capitalul uman. Companiile caută acum soluții care să echilibreze costurile cu beneficii pe termen lung, cum ar fi atragerea și retenția de talent, creșterea satisfacției angajaților, încurajarea prezenței la birou, susținerea sănătății emoționale și fizice și stimularea colaborării.

“Cel mai mic pret nu mai este cea bună opțiune pe termen lung, nici cea mai eficientă din punct de vedere financiar, deoarece acum investiția în amenajarea unui birou modern este văzută ca o investiție în angajați și a devenit un demers care implică o echipă multidisciplinară -HR, Facility Manager, dar și middle management -care evaluează proiectul din perspective multiple, urmărind un impact global asupra culturii organizației, brandului companiei, productivității, nivelului de inovație și bunăstării fizice și psihologice a angajaților”, explică Horațiu Didea.

Designul centrat pe buget în amenajări și reamenajări de birouri: investiţii mai inteligente ale companiilor, în soluţii mai bune 
Pentru o reamenjare completă a spaţiului de birouri, costurile variază între 600 şi 1.000 de euro per metru pătrat, putând ajunge la 1500 de euro dacă se iau in considerare absolut toate cheltuielile indirecte și asociate. O companie cu circa 100 de angajaţi, care are un birou de 1.000 de metri pătraţi, ajunge să aloce între 600.000 şi 1.5 mil. euro pentru o reamenajare a spaţiului. Costurile se reduc la jumătate dacă organizația demarează un proiect de reamenajare și investeşte doar în mobilarea biroului și o reamenajare centrată doar pe elemente de design și atmosferă.

“Abordarea centrată pe buget asigură cea mai înaltă calitate a amenajării, cu respectarea restricției financiare, care există întotdeauna. Avantajul față de abordarea bazată pe costul cel mai mic este că specialiștii din organizație pot alege cea mai bună soluție care respectă specificațiile tehnice și creează un spațiu cu adevărat atractiv. Viziunea aceasta permite integrarea unor soluții ergonomice, cu design și calitate și un nivel ridicat de sustenabilitate, care pot să transforme birourile în adevărate destinații pentru colaborare, schimb de idei, mentorat și inovație. Propunerile noastre pentru astfel de proiecte cuprind soluții multiple, care sunt întotdeauna modulare, cu acuratețe fină în termen de cost. Acestea oferă o imagine foarte clară asupra întregului proiect, iar impactul unei modificări se reflectă real -time în buget și timeline. Acest studiu preliminar al nevoilor, consultanța și ofertarea cu soluții de design multiple sunt gratuite, fac parte din procesul de achiziție”, declară Horațiu Didea.

În primul trimestru al anului 2023 grupul Workspace Studio a realizat proiecte în valoare de 5.5 milioane euro. Valoarea medie a proiectelor integrate implementate de Workspace Studio în perioada ianuarie -martie a fost 500.000 euro.

Soluții turnkey, dar flexibile
Tranziția de la abordări utilitare, care se concentrează strict pe minimizarea costurilor, la strategii care valorifică fiecare euro investit pentru a maximiza impactul asupra angajaților, se aliniază cu nevoia de adaptabilitate și sustenabilitate existentă în piață.

„Companiile își doresc spații care să evolueze odată cu schimbările din organizație și să ofere posibilități de adaptare rapidă și eficientă la cerințele emergente. Capacitatea de a adapta cu ușurință spațiul la schimbare este o cerință nelipsită în proiectele de anul acesta”, adaugă Horațiu Didea.

Companiile au nevoie ca spaţiile de birouri să fie foarte adaptabile, astfel că investiţiile în reamenajare merg, în primul rând, către soluţii care au componenta de flexibilitate. Cabinele acustice, care sunt uşor de demontat şi, respectiv, de montat într-un alt spaţiu, partițiile mobile, soluțiile acustice și mobilierul modular sunt piese de bază în birourile moderne. Alături de acestea, scaunele ergonomice și birourile electrice reglabile pe înălțime sunt piesele esențiale pentru a crea o stație de lucru care susține sănătatea angajaților.

"Fiecare proiect de reamenajare este ghidat inițial de o analiză a culturii organizaționale și de capacitatea spațiului de lucru de a o amplifica. Companiile caută spații care să fortifice coeziunea comunității și să faciliteze conexiuni emoționale între angajați. Aceste spații trebuie să rămână relevante, atractive și funcționale pe termen lung, dar și să permită modificări rapide pentru a se adapta la cerințele emergente. Orientarea către nevoile angajaților devine esențială, iar birourile proiectate pentru a inspira și a stimula creativitatea constituie un avantaj competitiv recunoscut de tot mai multe companii. Pentru 2024, continuă tendința spre utilizarea unor spații mai compacte, unde presiunea costurilor este crescută, însă cerințele de calitate și impactul designului rămân prioritare," explică Horațiu Didea.

Studiile demarate de MillerKnoll, conglomerat de branduri de mobilier office pe care Workspace Studio îl reprezintă în România arată că din perspectiva interesului de a merge la birou, angajaţii se împart în trei categorii. Aproximativ 20% vin la birou pentru că muncesc mai bine din acest spaţiu, vin inclusiv pentru munca de concentrare și individuală. Aceștia au nevoie de condiţii foarte bune de lucru. Apoi, sunt cei care merg la birou să colaboreze, să socializeze cu colegii și reprezintă cam 60% din totalul salariaţilor. Restul de 20% merg la birou pentru vizibilitate internă, respectiv să fie prezenţi în sensul dezvoltării carierei.

“Toţi au nevoie de soluţii de ergonomie și design mai bune decât aveau acum trei sau cinci ani. Aceasta este o tendinţă care a rămas solidă şi constat că bugetele pe care le alocă companiile pentru amenajări egonomice au crescut cu circa 20% față de anii trecuți. De asemenea, crește vizibil interesul pentru amenajări sustenabile și design inclusiv”, completează Horaţiu Didea.

Workspace Studio este distribuitor de mobilier de birou și produse arhitecturale de înaltă calitate și ergonomie și CertifiedDealer unic al MillerKnoll in Romania. Soluțiile de amenajări interioare turn-key propuse de Workspace Studio sunt personalizate și integrate, cu accent pe ergonomie, sustenabilitate și design centrat pe oameni și activitățile și interactiunile acestora.

Unul dintre puținii jucători din piață orientat către design human–centric, Workspace Studio se diferentiază printr-un portofoliu extins de produse ce se adresează ergonomiei, sustenabilității și confortului în egală masura, contribuind la creșterea productivității și calității vieții.

Din grupul Workspace Studio fac parte companiile Workspace Studio și Allspace Interiors, specializate în soluții ergonomice de amenajare turn key a birourilor și distribuție de produse arhitecturale, materiale de construcții și mobilier.